RPAforConstruction

Основой для разработки данной статьи послужили статьи RPA for Construction - How to Automize and Optimize и Transform your construction operations through RPA

RPA для строительства – Как автоматизировать и оптимизировать

RPA для строительства

RPA может автоматизировать задачи для каждой строительной компании. Во-первых, подумайте о процессе в вашей компании, который расстраивает сотрудников, потому что он отнимает много времени и / или бессмыслен.

RPA, или Роботизированная автоматизация процессов, - это технология, которая использует программных “роботов” для выполнения исторически ручных задач более точно и без усталости.

Эта статья является сводной информацией по данной теме в надежде что это, как-то сможет помочь строительным компаниям.

Как RPA может работать в строительной отрасли?

Программные роботы не кладут кирпич, не управляют кранами и не выполняют земляные работы. Программные роботы для строительства автоматизируют повторяющиеся процессы, которые раньше требовали времени и внимания сотрудника, но они не заменяют рабочих-людей. Вместо этого они повышают ценность работника, превращая его из “вычислителя чисел” в аналитика данных, который просматривает отчеты, сгенерированные ботом RPA.

Большинство сотрудников строительных офисов, вероятно, уже используют ту или иную форму RPA. Простым примером этого является настройка автоматического ответа, чтобы другие знали, что их нет в офисе. Затем человек инструктирует программное обеспечение отвечать на все входящие электронные письма, чтобы им не приходилось делать это вручную или заставлять своих коллег и клиентов задаваться вопросом, почему они не получали ответа более недели. Это может быть автоматизация рабочего процесса с помощью RPA в его простейшей форме.

В условиях низкой рентабельности и нехватки квалифицированной рабочей силы строительные компании продолжают обращаться к робототехнике и автоматизации в качестве решений, помогающих их бизнесу. Помимо роботов-кладчиков и дронов для 3D-картографирования, использование роботизированной автоматизации процессов (RPA) стало очень распространенным явлением во многих технически подкованных бэк-офисах строительных компаний. Роботы, используемые в RPA, - это не ходячие, говорящие гуманоиды, а скорее виртуальные боты, размещенные на сервере или в облаке. Каждый бот представляет собой программное обеспечение, которое имитирует действия людей для выполнения структурированных, основанных на логике задач, таких как составление и отправка счетов-фактур, консолидация документов для отчета о расходах или выполнение различных административных задач, связанных с персоналом. Боты предназначены для увеличения человеческой рабочей силы, делая работников более продуктивными, устраняя необходимость в том, чтобы люди тратили время на повторяющиеся, малоценные действия. Для строительной отрасли возможность высвободить персонал для выполнения других задач с помощью этой новой технологии может существенно повлиять на прибыль компании и повысить гибкость организации.

Почему именно сейчас?

RPA существует уже более десяти лет, но только за последние пару лет он достиг точки зрелости, поскольку затраты на внедрение стали более доступными в более широком масштабе, а технология стала более удобной для бизнеса. Базовая технология, лежащая в основе RPA, также улучшилась за последние несколько лет, что позволяет ей выполнять все более сложные задачи и выполнять их быстрее, что приводит к более быстрому получению прибыли. Автоматизация - это не только сокращение количества персонала, но и повышение точности и эффективности. Аргументы в пользу RPA в строительстве Поскольку речь идет о процессе, а не о самой задаче, RPA можно использовать практически в любом подразделении бизнеса. Чем чаще выполняется процесс и чем более рутинной является задача, тем больше экономия затрат и времени. Ниже приведены некоторые из способов, которыми строительная отрасль могла бы использовать RPA: Создание счета-фактуры клиента или владельца: RPA может собрать необходимую информацию, объединить ее в единый пакет и отправить счет-фактуру в течение нескольких минут. Обновление списков клиентов, поставщиков, поставщиков или субподрядчиков: RPA может автоматически обновлять списки клиентов и повторно заполнять любые формы исправленной контактной информацией. Управление документами: Вместо устаревшей системы подачи документов, которая может привести к ошибкам или потере документов, RPA может автоматически отправлять отсканированные документы в централизованную, легко управляемую систему. Рекрутинг: RPA может автоматически сканировать LinkedIn на предмет кандидатов с определенным образованием, сертификациями или опытом. Мониторинг затрат: RPA может взять на себя подготовку отчетов по оценке затрат, получая данные от подрядчиков и поставщиков, импортируя их в бюджет проекта и создавая аналитику в реальном времени в регулярных еженедельных, ежедневных отчетах или отчетах по запросу. Рассылки по электронной почте: RPA может создавать и отправлять массовые электронные письма на основе созданных списков или других правил. Формирование сметы: Как только основная информация от клиента собрана, RPA может использовать эти данные для формирования предварительного предложения на потенциальную работу. Подготовка к налогообложению: RPA может извлекать данные и документы, связанные с налогообложением, из различных систем, что облегчает штатным бухгалтерам или аутсорсинговой команде легкий доступ к информации, необходимой для подачи налоговых деклараций. Привлечение сотрудников, субподрядчиков, поставщиков: Рутинный, повторяющийся характер сбора документов и информации, оформления контрактов и настройки платежей делает их идеальными для автоматизации. Ответ по электронной почте: RPA может обрабатывать ответы на некоторые основные электронные письма или веб-запросы или направлять электронное письмо соответствующему контакту в компании. Обработка счетов-фактур: По мере поступления счетов-фактур поставщика RPA может извлекать из них необходимые данные и автоматически вводить их в систему учета. RPA также может отправить поставщикам электронное письмо с подтверждением, сообщив им, что счета-фактуры находятся в обработке, и указав любую недостающую информацию. Запрос на подготовку предложения: RPA может помочь с несколькими частями процесса запроса предложений, включая составление сметы, сбор подтверждающей документации и заполнение по крайней мере части предложения.

Преимущества

Стоимость лицензирования и создания бота относительно невелика по сравнению с потенциальной экономией, которую он может принести. По оценкам Института RPA, решения RPA могут обеспечить немедленную экономию от 25% до 40% только на затратах на рабочую силу. Кроме того, исследование McKinsey показало, что более 81% предсказуемой физической работы, 69% обработки данных и 64% действий по сбору данных могут быть реально автоматизированы. Кроме того, в исследовании McKinsey отмечается, что за счет автоматизации ручных и повторяющихся задач успешные операционные центры снижают затраты на 30-60% при одновременном повышении качества доставки. Повышение производительности также делает сотрудников, которые могут делегировать задачи RPA, более ценными для компании. Например, специалисты по продажам могут тратить меньше времени на составление предложений и больше времени на личные встречи с клиентами; рекрутеры могут тратить меньше времени на поиск кандидатов и больше времени на собеседование с ними; менеджер проекта может сосредоточиться на управлении субподрядчиками, а не беспокоиться о том, правильно ли они заполнили свои документы. В дополнение к повышению производительности организации могут ожидать сокращения числа ошибок. У ботов никогда не возникает соблазна срезать углы таким образом, чтобы это могло привести к проблемам с качеством или соответствием требованиям. Компании, которые создают ботов в соответствии с нормативными правилами, могут быть спокойны, зная, что боты не только будут придерживаться этих правил, но и оставят след, подтверждающий их соответствие потенциальным аудиторам. Роботы не делают перерывов и не спят, поэтому, как только бот запущен, он может, по сути, работать над заданной задачей 24 часа в сутки. Боты также обладают эластичностью. Менеджеры могут увеличивать и уменьшать масштабы без радикальных (и дорогостоящих) изменений в кадровом составе. Такая гибкость является огромным преимуществом для переключения между циклами высокого и низкого спроса.

Примеры использования RPA в строительстве:

Формирование и обработка счетов-фактур
Управление документами
Привлечение талантов и их внедрение
Массовая рассылка по электронной почте
Маркетинг
Обновления проекта
Ручная Передача Данных
Неинтегрированная Интеграция программного обеспечения
Формирование контракта
Распределение ресурсов

Эти варианты использования только царапают поверхность того, что возможно с помощью RPA.

Зачем внедрять RPA?

В заключение, вот несколько отличных примеров использования RPA и почему пришло время серьезно отнестись к внедрению этой технологии, если вы еще этого не сделали.

RPA более экономичен, чем пользовательское программное обеспечение
Пользовательское программное обеспечение может заменить существующие программы, но RPA позволяет вам более эффективно использовать имеющиеся у вас инструменты.
Улучшение персонала и неэффективного программного обеспечения
Некоторое программное обеспечение не будет интегрироваться с другими сторонами и требует ручной передачи данных между системами. RPA может быстро передавать информацию из одной системы в другую без ошибок.
Улучшенная целостность данных
Программные роботы не устают и не отвлекаются, а также не совершают неосторожных ошибок. RPA обеспечивает большую точность передачи данных, чем человек.
Гибкая масштабируемость
У компании может быть один программный робот, предназначенный для конкретной задачи в рамках одного проекта, или у них могут быть сотни различных роботов, автоматизирующих отдельные задачи по всей организации. RPA обладает непревзойденной масштабируемостью по сравнению с наймом новых сотрудников или покупкой корпоративного программного обеспечения.

Что дальше?

Широкое внедрение действительно только началось, но оно быстро расширяется. По данным исследовательской компании Transforma Insights, занимающейся цифровыми преобразованиями, ожидается, что общие рыночные расходы на RPA увеличатся с 1,2 миллиарда долларов в 2020 году до 13 миллиардов долларов в 2030 году. Те, кто не внедряет изменяющиеся технологии, могут оказаться неспособными конкурировать с конкурентами с увеличенной рабочей силой, которая может выполнять задачи более точно, быстрее и с меньшими затратами.